Kontrollere er ikke det samme som å kunne dokumentere
Kontrollplikten etter anskaffelsesloven § 5i handler om to ting: at kontrollen gjøres, og at den kan dokumenteres i ettertid. En kontroll som ikke kan vises fram er i praksis en kontroll som ikke er gjort.
Derfor lagrer Relavo hver kjøring uendret, med tidspunkt og kilde på hver enkelt linje. Rapporten kan hentes fram igjen når anskaffelsesprotokollen skal fylles ut, eller når noen spør.
Fire typer svar, og de må ikke blandes
En ærlig leverandørkontroll skiller mellom det som er slått opp i et register, det leverandøren selv har levert, det leverandøren bare har bekreftet, og det som ikke er sjekket i det hele tatt.
- Kontrollert mot register: selskapsdata, konkurs og avvikling i Enhetsregisteret, godkjenning i Arbeidstilsynets renholdsregister, treff på EUs sanksjonsliste og kredittopplysninger fra Proff.
- Mottatt fra leverandør: dokumenter selskapet selv får utlevert, for eksempel skatteattest. Relavo registrerer om den er mottatt og lagrer den som vedlegg.
- Egenerklæring: leverandørens egen bekreftelse, for eksempel om HMS-kort, lønn via bank og tariffavtale. Det er ikke en kontroll mot et register.
- Ikke kontrollert: en kilde vi ikke har svar fra. Den står oppført som ikke kontrollert i rapporten, i stedet for å utelates.
Hva en kontroll i Relavo omfatter
Du legger inn organisasjonsnummeret. Relavo henter selskapsdata og roller, kontrollerer mot sanksjonslister, henter kredittopplysninger og viser renholdsgodkjenning og sentral godkjenning der det er relevant. Skatteattest og kjede hentes inn fra leverandøren via en egen lenke.
Relavo kontrollerer selskaper, ikke enkeltpersoner. Opplysninger om straffedommer behandles ikke. Den delen av vurderingen dekkes av leverandørens ESPD-egenerklæring, som kan lagres som vedlegg.
Hva Relavo gjør, krav for krav
| Krav | Hva Relavo gjør | Status i rapporten |
|---|---|---|
| Selskapsdata, konkurs, avvikling | Oppslag i Enhetsregisteret | Kontrollert mot register |
| Renholdsgodkjenning | Daglig kopi av Arbeidstilsynets register, statusfeltet leses | Kontrollert mot register |
| Sanksjons- og PEP-treff | EUs sanksjonsliste og søk hos Proff på selskap og personer i roller | Kontrollert mot register |
| Kredittrating og betalingsanmerkninger | Oppslag hos Proff | Kontrollert mot register |
| Skatteattest (§ 5i) | Leverandøren laster den opp. Vi registrerer at den er mottatt. | Mottatt fra leverandør |
| HMS-kort, lønn via bank, tariffavtale | Leverandørens bekreftelse lagres | Egenerklæring |
| Straffedommer | Behandles ikke. Dekkes av ESPD-egenerklæring. | Ikke kontrollert |
Det som ikke er kontrollert står oppført som ikke kontrollert i rapporten, i stedet for å utelates.
Vanlige spørsmål
Hva er forskjellen på kontroll og egenerklæring?
En kontroll er et oppslag mot et register eller en kilde. En egenerklæring er leverandørens egen bekreftelse. Begge kan dokumenteres, men de sier ulike ting, og Relavo merker dem ulikt i rapporten.
Holder rapporten som dokumentasjon?
Hver kjøring lagres uendret med tidspunkt, kilde og resultat på hver linje. Om den er nok i en konkret anskaffelse vurderer oppdragsgiver selv.
Kan Relavo avgjøre om en leverandør skal avvises?
Nei. Risikonivåer og flagg er beslutningsstøtte. Avgjørelsen tas av oppdragsgiver.